Home ASL® Testimonials

ASL Testimonials

Mark de Graaff, NedTrain
Mark de Graaff is in 2009 in dienst gekomen bij de NS en volgt daar een traineeship. Zijn opdracht bij NedTrain, een van de bedrijfsonderdelen van de NS, was het ondersteunen van de afdeling Applicatiebeheer bij het implementeren van ASL®. Daarbij gebruikte hij onder andere de ASL-Zelfscan, onderdeel van de ASL Starterskit.
 
Mark de Graaff24-uurs diensten vergen vervangbaarheid
NedTrain verzorgt onderhoud en service, reiniging en revisie van allerlei soorten treinen. Dit gebeurt 24 uur per dag, 7 dagen per week op meer dan dertig plaatsen aan het Nederlandse spoorwegnet. In oktober 2010 kreeg Mark de opdracht om ervoor te zorgen dat medewerkers van de afdeling Applicatiebeheer elkaar beter zouden kunnen vervangen. Met applicaties die 24 uur per dag beschikbaar moeten zijn, is het organiseren van zogenaamde wachtdiensten geen overbodige luxe. Daarnaast moest het makkelijker worden om kennis en ervaring met elkaar te delen.

Mark: 'Het uitwisselen van kennis was lastig aangezien men verschillende begrippen gebruikte. Het inspoelen van een job bijvoorbeeld werd door sommige applicatiebeheerders als onderdeel van wijzigingenbeheer beschouwd, door anderen niet. Door begrippen eenduidig te introduceren kun je eventuele uitzonderingen benoemen en dan weet ieder waar hij aan toe is. En als je voor de eigen afdeling niet duidelijk hebt waar je voor bent, kun je dat ook niet eenduidig uitdragen naar de buitenwereld. De afdeling Applicatiebeheer werd soms dan ook niet betrokken bij wijzigingstrajecten terwijl dat wel had gemoeten of andersom: gevraagd voor werk terwijl dat daar niet hoorde.'

Mooie bijeffecten van de ASL-Zelfscan
'De afdeling bestaat uit ongeveer tien beheerders en we zijn begonnen met het uit laten voeren van de Zelfscan. Ik was samen met het hoofd van de afdeling op zoek naar een trainer die ons verder zou gaan helpen, maar in de tussentijd wilden we weten waar we stonden, welke processen we al onder de knie hadden en welke nog niet, daarom dus de ASL-Zelfscan. Een mooi bijeffect is dat medewerkers gedwongen werden om met het ASL-gedachtegoed aan de slag te gaan. Het ASL-boek had iedereen wel, maar er daadwerkelijk induiken en het toepassen in de praktijk is iets anders. Door jezelf te scoren wordt het veel tastbaarder en praktischer dan het boek. Het werd ook minder vrijblijvend.'

Het verandertraject
Nadat de trainer gevonden was, is er een training op maat opgesteld die bestond uit twee praktijkdagen en een theoriedag. Het resultaat van de praktijkdagen is een lijst met meer dan honderdvijftig verbeterpunten. Deze zijn vervolgens geclusterd aan de hand van de ASL-processen. 'Onder het kopje documentatie schaarden we bijvoorbeeld dat er geen uniforme applicatiebeschrijving was voor elke applicatie. En ook het punt ‘welke applicatiedocumentatie moet je bijhouden?’ hoort daar thuis.' Na deze inventarisatie is er gekeken naar de sterke punten van de applicatiebeheerders zelf en heeft ieder op basis daarvan een verbetercluster toegewezen gekregen. De gedachte hierachter is dat je mensen aan moet spreken op waar ze goed in zijn. Mark: 'Dat doen ze namelijk graag! Daarnaast komt het de kwaliteit van het werk ten goede omdat het dichter bij het werk staat dat ze al doen. En ze hebben er plezier in. Er is een collega die voorheen documentalist was. Hij is zeer zorgvuldig en nauwkeurig en daarom is hij aan dit cluster gekoppeld. Ook hebben we iemand die duidelijk en kort communiceert en zij heeft dan ook het cluster communicatie toebedeeld gekregen. Ieder werkt vervolgens zijn eigen cluster uit aan de hand van de verbeterpunten en draagt dat uit aan de collega’s, bijvoorbeeld door bij hen aan te schuiven of een plenaire workshop te organiseren.'

Als we Mark vragen wat hij vond tegenvallen in het verandertraject, hoeft hij daar niet lang over na te denken: 'De snelheid van het implementeren. Van het veranderplan dat we na de cursus hebben opgesteld, is nu, in de zomer van 2011 misschien vijf procent helemaal gerealiseerd. Ik ga ervan uit dat het merendeel eind 2011 gerealiseerd is, maar ik vind een totale doorlooptijd van een jaar wel lang.' De cursus en dan vooral de twee praktijkdagen, was voor Mark de grootste succesfactor: 'Daar bleek dat de afdeling soms werk doet dat bij functioneel beheer of technisch beheer thuis hoort. Die grenzen zijn nu duidelijker. ASL zit nu bij ieder in het hoofd. Ieder praat en denkt op dezelfde wijze, waardoor het mogelijk is om kennis uit te wisselen en elkaar te vervangen. Ook voor andere afdelingen is het nu veel duidelijker waarvoor ze bij ons terecht kunnen.'
 
Jeroen Simons, Ideas to Interconnect (i-to-i)
Jeroen Simons heeft acceptatiecriteria ontwikkeld om het proces van inbeheername van software bij Wincor Nixdorf beter te laten verlopen en deze als best practice ingediend bij de ASL BiSL Foundation, zie Acceptance Criteria for Software.  
 

jeroen_simons_2456_jpg.jpgWat als je niet kunt pinnen?
Ideas to Interconnect is een management- en consultancybedrijf dat klanten helpt bij het realiseren van ICT-veranderdoelstellingen. Jeroen Simons werkt er nu twee jaar. Daarvoor werkte hij bij het toenmalige Pink Elephant en recentelijk bij Interpolis. Bij i-to-i vervult hij verschillende rollen en voor klant Wincor Nixdorf heeft hij de rol van servicemanager vervuld. Wincor Nixdorf is een wereldwijde aanbieder van innovatieve ICT-oplossingen voor de retail en de retail banking, zoals bijvoorbeeld kassasystemen en geldautomaten. Hij ging hier aan de slag op het moment dat de afdeling die het beheer op de software verricht, een verbetertraject startte. Eén van de doelstellingen van dit traject is het formaliseren van het acceptatieproces zodat dit voor alle projecten op dezelfde wijze werkt.

Een boodschappenlijst met op te leveren producten
“Toen ik hier aan de slag ging, werd er net software opgeleverd voor geldautomaten en de interface tussen de bancaire back-officesystemen en de geldautomaten. Door eerdere ervaringen wist ik dat we met acceptatiecriteria aan de slag moesten. Ik heb meegemaakt dat een beheerafdeling aangaf dat de oplevering aan eisen moest voldoen. Zodra het project vroeg wat de eisen waren, bleef het erg stil. Kennelijk een lastige klus. Op basis van wensen van de beheerafdeling en best practices ben ik aan de slag gegaan. Ik inventariseerde wat er nodig was om het beheer goed te kunnen uitvoeren zoals installatiesets, een SLA, contracten met derden, een testomgeving en een overzicht van alle configuratie-items. Vervolgens heb ik met de ontwikkelaars en het projectmanagement gesproken en getoetst of zij de criteria begrepen en of ze de deliverables konden opleveren.” Het resultaat van de toetsing is een soort boodschappenlijst met negentien onderwerpen. Deze heeft Jeroen in drie kolommen ondergebracht: projectmanagement, development en beheer. Hij geeft een aantal voorbeelden wat er in die kolommen staat: documentatie zoals functioneel ontwerp, technisch ontwerp en de SLA en producten zoals een installatieset. De kolom waar het product in is opgenomen, is de partij die ervoor verantwoordelijk is dat het er komt.

Winst door structuur
“De lijst is zodanig generiek dat bij de start van een project de beheerorganisatie, het project en de opdrachtgever gezamenlijk moeten bepalen welke zaken er nodig zijn. Alleen zo weten alle partijen van tevoren wat er op ze afkomt en wat ze kunnen verwachten. Zo voorkom je dat er bij oplevering van de software een hoop nazorg nodig blijkt te zijn die door niemand begroot is. Projectmanagement heeft nog een extra taak: bewaken dat de drie partijen de activiteiten uitvoeren en zorgen dat de producten op de juiste wijze tot stand komen en aan de afgesproken kwaliteitseisen voldoen. Met deze opzet komt er bij oplevering niemand voor verrassingen te staan en weet iedereen waar hij aan toe is.”
 
Wieger Dam, Capgemini
Om een betere forecast te kunnen maken en niets over het hoofd te zien, maakt projectmanager Wieger Dam zo vaak mogelijk gebruik van de ASL® Best Practice Template Impact Analyse.

wiegerdam.jpgWater en verzekeringen
De afgelopen jaren is Wieger Dam vooral gedetacheerd geweest bij verzekeringsmaatschappijen, nutsbedrijven en waterschappen. Hij is begonnen met het gebruik van de best practice Template Impact Analyse om beter zicht te krijgen op de hoeveelheid uit te voeren werk en zo een nauwkeuriger financieel plaatje te kunnen maken. De template helpt hem en zijn projectteam om niets over het hoofd te zien en gestructureerd alle aspecten die invloed hebben op de kosten, te beoordelen. Wieger: “Het is belangrijk om het ontwikkelproces helder in beeld te hebben en per stap precies te weten welke activiteiten moeten worden uitgevoerd. Alleen dan is het mogelijk een goede financiële forecast te maken.” 

Niet alleen voor bouwfase
Wieger gebruikt de template voor de impactanalyse niet alleen om de consequenties voor de bouwfase in te schatten, maar hij gebruikt hem bij alle fasen in het systeemontwikkelproces. “Ook voor de ontwerp- en testfase is het nodig te beoordelen wat er allemaal overhoop gehaald moet worden. En ook qua infrastructuur. Uiteraard is de impact op de infrastructuur bij een nieuw systeem groter dan bij een bestaand systeem, maar in alle gevallen reserveer ik in ieder geval tijd voor de uitrol en soms dient er bijvoorbeeld ook hardware te worden vervangen. Het goede aan de template is dat ik er tenminste even bij heb stilgestaan of er consequenties zijn.”  

Leren van het verleden
Ik heb een opdracht gedaan bij een waterleidingbedrijf waarbij we in een bestaand systeem de koppeling met de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie) op zeven punten moesten aanpassen. De klant wou voor elk punt een kostenopgave. We hebben vervolgens voor elk punt een aparte impactanalyse gemaakt. Uiteindelijk heb ik de opdracht gekregen om alle zeven uit te voeren. Achteraf bleek dat we bij sommige punten de inschatting hadden overschreden. In totaal echter bleven de gemaakte kosten ruim onder het budget. Naderhand konden we goed aanwijzen waarom de forecast niet overal gehaald was en daar hebben we weer van geleerd. Wat mij betreft is dat ook het doel van een best practice en van ASL: steeds iets leren van een ervaring zodat het de volgende keer nog beter gaat. Daardoor maken we steeds betere voorspellingen en krijgen we dus steeds beter inzicht in kosten en doorlooptijden.”

 


Agenda

11-12-2014 Jaarcongres Co-create 2014!

Nieuwsmail

Nog geen abonnee op de Nieuwsmail? Dan graag eerst  registreren.

Al geregistreerd? Dan kunt u zich abonneren op de Nieuwsmail door deze optie aan te zetten in  uw profiel.

Twitter

ASL BiSL Blogs

it-executive computable

Stelling

Een goede toepassing van ASL en BiSL stimuleert Het Nieuwe Werken!